เอกสารที่ควรจัดเตรียมให้ผู้สอบบัญชี

เอกสารที่ควรจัดเตรียมให้ผู้สอบบัญชี

สำหรับบริษัท/ห้าง/นิติบุคคลที่ จ้างสำนักงานบัญชีทำบัญชี หรือ ทำบัญชีเองด้วยโปรแกรมบัญชีสำเร็จรูป การเตรียมเอกสารให้เป็นระบบก่อนส่งให้ผู้สอบบัญชี จะช่วยลดเวลาตามเอกสาร ลดคำถามระหว่างการตรวจสอบ ลดปัญหางบการเงินไม่ถูกต้องซึ่งอาจส่งผลเสียต่อการถูกสรรพากรเรียกตรวจสอบ และทำให้งบการเงินปิดได้รวดเร็วขึ้น

หัวใจสำคัญไม่ได้อยู่ที่การส่งเอกสาร “ให้มากที่สุด” แต่คือการส่งข้อมูลที่ ครบถ้วน ถูกต้อง ตรวจสอบย้อนกลับได้ และเชื่อมโยงกับตัวเลขในบัญชีได้

รายการต่อไปนี้เป็นแนวทางทั่วไป เอกสารที่ผู้สอบบัญชีขอจริงอาจแตกต่างกันตามลักษณะธุรกิจ ขนาดกิจการ ระบบบัญชี และรายการที่มีสาระสำคัญของแต่ละบริษัท

1. งบทดลองและข้อมูลจากระบบบัญชี

เอกสารชุดแรกที่ผู้สอบบัญชีต้องใช้เป็นหลัก คือข้อมูลจากระบบบัญชี ณ วันสิ้นงวด

ควรจัดเตรียมอย่างน้อยดังนี้

• งบทดลอง (Trial Balance) ณ วันสิ้นรอบบัญชี
• งบทดลองก่อนปรับปรุง และหลังปรับปรุง หากมี
• บัญชีแยกประเภททั่วไป (General Ledger)
• รายละเอียดผังบัญชี (Chart of Accounts)
• สมุดรายวันทั่วไป
• สมุดรายวันซื้อ
• สมุดรายวันขาย
• สมุดรายวันรับเงิน
• สมุดรายวันจ่ายเงิน
• รายการปรับปรุงบัญชีปลายปี
• รายการปิดบัญชีประจำปี
• รายงานจากโปรแกรมบัญชีที่สามารถเจาะรายละเอียดจากยอดคงเหลือได้

หากใช้โปรแกรมบัญชีสำเร็จรูป ควรส่งออกข้อมูลเป็น Excel, CSV หรือ PDF ที่อ่านและค้นหาได้ ไม่ควรส่งเฉพาะภาพหน้าจอ

2. งบการเงินหรือร่างงบการเงิน

หากสำนักงานบัญชีจัดทำร่างงบการเงินให้แล้ว ควรส่งให้ผู้สอบบัญชีพร้อมกับงบทดลอง

ประกอบด้วย

• งบแสดงฐานะการเงิน
• งบกำไรขาดทุน หรือ งบกำไรขาดทุนเบ็ดเสร็จ
• งบแสดงการเปลี่ยนแปลงส่วนของผู้ถือหุ้น
• งบกระแสเงินสด ถ้ามีการจัดทำ
• หมายเหตุประกอบงบการเงิน
• รายละเอียดประกอบงบการเงิน
• ตารางปรับปรุงบัญชีจากสำนักงานบัญชี

ตัวเลขในร่างงบการเงินควรสามารถเชื่อมโยงกลับไปยังงบทดลองได้

3. เงินสดและเงินฝากธนาคาร

ควรจัดเตรียมเอกสารแยกตามบัญชีธนาคารทุกบัญชีที่บริษัทใช้

เอกสารที่ควรมี ได้แก่

• Bank Statement ครบทุกเดือนของรอบปี
• หน้าสมุดบัญชีธนาคาร หรือข้อมูลเลขที่บัญชี
• รายงานกระทบยอดธนาคาร (Bank Reconciliation)
• รายละเอียดเช็คค้างจ่าย
• รายละเอียดเงินฝากระหว่างทาง
• รายการโอนเงินที่ยังไม่ปรากฏใน Statement ณ วันสิ้นปี
• หนังสือยืนยันยอดธนาคาร หากผู้สอบบัญชีร้องขอ
• เอกสารเงินฝากประจำ บัญชีออมทรัพย์พิเศษ หรือบัญชีลงทุนอื่น ๆ ถ้ามี
• รายละเอียดเงินสดย่อยและใบสำคัญเงินสดย่อย

ข้อแนะนำ: หากมีหลายบัญชี ควรตั้งชื่อไฟล์ให้เห็นชื่อธนาคาร เลขท้ายบัญชี และช่วงเวลาอย่างชัดเจน

4. ลูกหนี้การค้าและรายได้

สำหรับธุรกิจที่มีการขายเชื่อ หรือออกใบแจ้งหนี้ก่อนรับเงิน ควรจัดเตรียม

• รายงานลูกหนี้คงเหลือ ณ วันสิ้นปี
• รายงานอายุลูกหนี้ (Aging Report)
• ใบแจ้งหนี้
• ใบกำกับภาษีขาย
• ใบเสร็จรับเงิน
• ใบลดหนี้ / ใบเพิ่มหนี้
• สัญญาหรือใบสั่งซื้อที่เกี่ยวข้องกับรายได้
• หลักฐานการรับเงิน
• เอกสารประกอบยอดลูกหนี้รายใหญ่
• รายการรับชำระหลังวันสิ้นปี สำหรับลูกหนี้ที่ยังคงค้าง
• รายละเอียดลูกหนี้อื่น
• รายละเอียดเงินทดรองจ่ายหรือเงินให้กู้ยืม หากมี

หากบริษัทรับรู้รายได้ตามสัญญา ควรมีเอกสารที่แสดงเงื่อนไขการให้บริการ ระยะเวลาของงาน และหลักเกณฑ์การเรียกเก็บเงิน

5. เจ้าหนี้การค้าและค่าใช้จ่าย

ควรจัดเตรียม

• รายงานเจ้าหนี้คงเหลือ ณ วันสิ้นปี
• รายงานอายุเจ้าหนี้
• ใบแจ้งหนี้จากผู้ขาย
• ใบกำกับภาษีซื้อ
• ใบเสร็จรับเงิน
• ใบสำคัญจ่าย
• หลักฐานการโอนเงิน
• ใบสั่งซื้อ
• ใบรับสินค้า
• สัญญาที่เกี่ยวข้องกับค่าใช้จ่าย
• รายการจ่ายชำระหลังวันสิ้นปี
• รายละเอียดค่าใช้จ่ายค้างจ่าย
• รายละเอียดเจ้าหนี้อื่น
• รายละเอียดเงินรับล่วงหน้า หากมี

เอกสารควรเรียงให้สามารถตรวจสอบได้ตั้งแต่ รายการบัญชี → เอกสารประกอบ → หลักฐานการจ่ายเงิน

6. สินค้าคงเหลือ

หากบริษัทมีสินค้า วัตถุดิบ หรืองานระหว่างทำ ควรเตรียม

• รายงานสินค้าคงเหลือ ณ วันสิ้นปี
• รายละเอียดสินค้าแยกตามรหัสสินค้า
• จำนวน หน่วย ราคาทุน และมูลค่ารวม
• รายงานตรวจนับสินค้าปลายปี
• ใบตรวจนับสินค้า
• รายละเอียดสินค้าเสื่อมสภาพ ล้าสมัย หรือขายช้า
• วิธีคำนวณต้นทุนสินค้า
• รายงานการรับเข้าและเบิกออก
• ใบซื้อสินค้าช่วงก่อนและหลังวันสิ้นปี
• ใบขายสินค้าช่วงก่อนและหลังวันสิ้นปี

ถ้ามีคลังสินค้าหลายแห่ง ควรแยกรายงานให้ชัดเจนตามสถานที่เก็บสินค้า

7. ที่ดิน อาคาร และอุปกรณ์

สำหรับทรัพย์สินของบริษัท เช่น รถยนต์ คอมพิวเตอร์ เครื่องจักร เฟอร์นิเจอร์ และอุปกรณ์สำนักงาน ควรมี

• ทะเบียนทรัพย์สิน
• รายละเอียดราคาทุน
• วันที่ซื้อ
• อายุการใช้งาน
• วิธีคิดค่าเสื่อมราคา
• ค่าเสื่อมราคาสะสม
• มูลค่าตามบัญชีปลายปี
• ใบกำกับภาษีหรือใบเสร็จสำหรับทรัพย์สินที่ซื้อระหว่างปี
• สัญญาซื้อขาย
• เอกสารทะเบียนรถ
• โฉนดหรือเอกสารสิทธิ สำหรับที่ดิน
• เอกสารทรัพย์สินที่ขายหรือเลิกใช้ระหว่างปี
• ตารางคำนวณกำไรหรือขาดทุนจากการขายทรัพย์สิน

หากมีทรัพย์สินที่ซื้อผ่อนหรือเช่าซื้อ ควรแนบสัญญาและตารางการผ่อนชำระด้วย

8. ภาษีอากร

เอกสารภาษีเป็นส่วนที่ผู้สอบบัญชีใช้ตรวจสอบความสอดคล้องระหว่างบัญชีกับแบบที่ยื่นต่อกรมสรรพากร

ควรเตรียมตามที่บริษัทมีหน้าที่ยื่น เช่น

• ภ.พ.30
• รายงานภาษีซื้อ
• รายงานภาษีขาย
• ภ.ง.ด.1
• ภ.ง.ด.3
• ภ.ง.ด.53
• ภ.ง.ด.50 ของปีก่อน
• ภ.ง.ด.51
• หนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย
• รายละเอียดภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย
• รายละเอียดภาษีซื้อที่ยังไม่ถึงกำหนดใช้สิทธิ ถ้ามี
• รายละเอียดภาษีมูลค่าเพิ่มค้างรับหรือค้างจ่าย
• ใบเสร็จการชำระภาษี
• หนังสือหรือเอกสารติดต่อกับกรมสรรพากร หากมี

ยอดตามแบบภาษีควรสามารถกระทบกับยอดรายได้ ค่าใช้จ่าย และภาษีในระบบบัญชีได้

9. เงินเดือนและพนักงาน

หากบริษัทมีพนักงาน ควรเตรียม

• รายงานเงินเดือนประจำเดือน
• สรุปเงินเดือนทั้งปี
• รายละเอียดโบนัส
• รายละเอียดค่าล่วงเวลา
• รายละเอียดค่านายหน้า หรือค่าตอบแทนอื่น
• ภ.ง.ด.1
• แบบประกันสังคม
• หลักฐานการจ่ายเงินเดือน
• สัญญาจ้างงาน
• รายละเอียดเงินกู้ยืมพนักงาน หากมี
• รายละเอียดค่าใช้จ่ายค้างจ่ายเกี่ยวกับพนักงาน
• รายละเอียดเงินชดเชยหรือผลประโยชน์พนักงาน หากมีสาระสำคัญ

10. ทุน หุ้น และรายการกับกรรมการหรือผู้ถือหุ้น

ควรจัดเตรียม

• หนังสือรับรองบริษัทฉบับล่าสุด
• บัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น
• รายละเอียดทุนจดทะเบียนและทุนที่ชำระแล้ว
• หลักฐานการรับชำระค่าหุ้น
• รายงานการประชุมผู้ถือหุ้น
• รายงานการประชุมกรรมการที่สำคัญ
• รายละเอียดเงินกู้ยืมจากกรรมการหรือผู้ถือหุ้น
• รายละเอียดเงินให้กู้ยืมแก่กรรมการหรือผู้ถือหุ้น
• ดอกเบี้ยที่เกี่ยวข้อง
• สัญญากู้ยืมเงิน
• รายการเงินทดรองจ่าย
• รายการระหว่างบริษัทที่เกี่ยวข้องกัน

รายการที่เกี่ยวข้องกับกรรมการ ผู้ถือหุ้น หรือกิจการที่เกี่ยวข้อง ควรแยกให้ชัดเจนจากรายการค้าปกติ

11. เงินกู้และหนี้สินระยะยาว

หากบริษัทมีเงินกู้ ควรเตรียม

• สัญญากู้ยืมเงิน
• สัญญากับธนาคาร
• ตารางผ่อนชำระ
• รายละเอียดเงินต้นคงเหลือ
• รายละเอียดดอกเบี้ย
• หลักฐานการชำระเงิน
• เอกสารหลักประกัน
• หนังสือยืนยันยอดเงินกู้ หากผู้สอบบัญชีร้องขอ
• รายละเอียดหนี้สินที่ครบกำหนดภายในหนึ่งปี

12. สัญญาและเอกสารทางกฎหมายที่สำคัญ

ควรส่งสัญญาที่อาจมีผลต่อบัญชีหรืองบการเงิน เช่น

• สัญญาเช่าสำนักงาน
• สัญญาซื้อขาย
• สัญญาบริการ
• สัญญากู้ยืม
• สัญญาเช่าซื้อ
• สัญญาตัวแทน
• สัญญาร่วมลงทุน
• สัญญาก่อสร้าง
• หนังสือค้ำประกัน
• หนังสือฟ้องร้องหรือข้อพิพาท
• หนังสือจากทนายความ
• ภาระผูกพันที่บริษัทยังต้องปฏิบัติในอนาคต

ไม่จำเป็นต้องส่งทุกสัญญาที่บริษัทเคยทำ แต่ควรส่งสัญญาที่มีผลต่อรายได้ ค่าใช้จ่าย ทรัพย์สิน หนี้สิน หรือภาระผูกพันที่มีสาระสำคัญ

13. เอกสารจดทะเบียนและข้อมูลบริษัท

เอกสารพื้นฐานที่ควรมีในแฟ้มผู้สอบบัญชี ได้แก่

• หนังสือรับรองบริษัท
• หนังสือบริคณห์สนธิ
• ข้อบังคับบริษัท ถ้ามี
• ภ.พ.20
• แบบ บอจ.5
• เอกสารเปลี่ยนแปลงกรรมการ
• เอกสารเปลี่ยนแปลงที่อยู่
• เอกสารเพิ่มหรือลดทุน
• ใบอนุญาตประกอบกิจการที่สำคัญ
• โครงสร้างองค์กร
• รายชื่อผู้มีอำนาจอนุมัติรายการสำคัญ

หากระหว่างปีมีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลบริษัท ควรแจ้งผู้สอบบัญชีพร้อมเอกสารทันที

14. เอกสารเกี่ยวกับเหตุการณ์หลังวันสิ้นปี

ผู้สอบบัญชีอาจขอดูรายการที่เกิดขึ้นหลังวันสิ้นรอบบัญชี เพื่อพิจารณาว่ามีผลต่องบการเงินของปีก่อนหรือไม่

ตัวอย่างเช่น

• การรับชำระจากลูกหนี้
• การจ่ายชำระเจ้าหนี้
• การกู้ยืมเงินครั้งใหม่
• การเพิ่มหรือลดทุน
• การขายทรัพย์สินรายการใหญ่
• การฟ้องร้อง
• ความเสียหายจากอุบัติเหตุหรือภัยพิบัติ
• การปิดกิจการบางส่วน
• การเปลี่ยนแปลงธุรกิจที่สำคัญ

หากจ้างสำนักงานบัญชีทำบัญชี บริษัทควรตรวจอะไรเพิ่มก่อนส่งผู้สอบบัญชี

บริษัทไม่ควรเข้าใจว่าเมื่อจ้างสำนักงานบัญชีแล้ว เจ้าของกิจการไม่ต้องเตรียมอะไรเลย เพราะสำนักงานบัญชีมักมีเฉพาะข้อมูลและเอกสารที่บริษัทส่งให้เท่านั้น

ก่อนส่งข้อมูลให้ผู้สอบบัญชี ควรตรวจสอบว่า

1. ส่งเอกสารให้สำนักงานบัญชีครบทุกเดือนแล้ว
2. Bank Statement ครบทุกบัญชี
3. รายได้ที่เข้าธนาคารบันทึกครบ
4. ค่าใช้จ่ายและการโอนเงินสำคัญมีเอกสารประกอบ
5. ใบกำกับภาษีซื้อและขายครบ
6. ลูกหนี้และเจ้าหนี้ปลายปีตรงกับข้อมูลจริง
7. สินค้าคงเหลือมีการตรวจนับ
8. ทรัพย์สินที่ซื้อหรือขายระหว่างปีบันทึกครบ
9. เงินกู้กรรมการและเงินทดรองต่าง ๆ มีรายละเอียด
10. สัญญาที่สำคัญได้ส่งให้สำนักงานบัญชีและผู้สอบบัญชีแล้ว

หากบริษัททำบัญชีเองด้วยโปรแกรมสำเร็จรูป

สำหรับบริษัทที่ใช้โปรแกรมบัญชีเอง เช่น โปรแกรมบัญชีออนไลน์หรือโปรแกรม ERP ขนาดเล็ก ควรจัดเตรียมข้อมูลเพิ่มเติมดังนี้

• สิทธิ์ดูข้อมูลแบบ Read Only หากระบบรองรับและบริษัทอนุญาต
• Export งบทดลอง
• Export General Ledger
• Export รายงานลูกหนี้
• Export รายงานเจ้าหนี้
• Export รายงานสินค้า
• Export รายงานทรัพย์สิน
• Export รายงานภาษีซื้อและภาษีขาย
• Export รายการรับเงินและจ่ายเงิน
• Export Audit Trail หรือประวัติการแก้ไขรายการ หากระบบมี
• สำเนาข้อมูลหรือ Backup ตามที่เหมาะสม

ควรหลีกเลี่ยงการแก้ไขรายการย้อนหลังหลังจากส่งงบทดลองให้ผู้สอบบัญชีแล้ว หากจำเป็นต้องแก้ไข ควรแจ้งผู้สอบบัญชีว่ามีการแก้รายการใดบ้าง

วิธีจัดไฟล์ก่อนส่งผู้สอบบัญชี

การตั้งโฟลเดอร์ที่ดีช่วยลดเวลาการตรวจสอบได้มาก ตัวอย่างโครงสร้างที่ใช้งานง่าย

```text

Audit_2569/

├── 01_Trial_Balance_GL/

├── 02_Bank/

├── 03_Revenue_AR/

├── 04_Purchases_AP/

├── 05_Inventory/

├── 06_Fixed_Assets/

├── 07_Tax/

├── 08_Payroll/

├── 09_Loans/

├── 10_Shareholders_Directors/

├── 11_Contracts/

├── 12_Legal_Corporate_Documents/

├── 13_Subsequent_Events/

└── 14_Other_Supporting_Documents/

```

ตัวอย่างการตั้งชื่อไฟล์

```text

BBL_XXXX1234_Statement_2569-01.pdf

KBank_XXXX5678_Statement_2569-12.pdf

AR_Aging_31-12-2569.xlsx

AP_Aging_31-12-2569.xlsx

Trial_Balance_31-12-2569.xlsx

GL_2569.xlsx

VAT_PP30_2569-12.pdf

Fixed_Asset_Register_31-12-2569.xlsx

```

Checklist ก่อนส่งเอกสารให้ผู้สอบบัญชี

ก่อนกดส่งไฟล์ ลองตรวจ 10 ข้อนี้อีกครั้ง

• [ ] งบทดลองตรงกับร่างงบการเงิน
• [ ] Bank Statement ครบทุกบัญชี
• [ ] มี Bank Reconciliation ณ วันสิ้นปี
• [ ] ลูกหนี้และเจ้าหนี้มีรายละเอียดประกอบ
• [ ] รายการรับและจ่ายหลังวันสิ้นปีเตรียมไว้แล้ว
• [ ] สินค้าคงเหลือมีรายงานตรวจนับ
• [ ] ทะเบียนทรัพย์สินอัปเดตถึงวันสิ้นปี
• [ ] แบบภาษีที่สำคัญครบ
• [ ] สัญญาและเอกสารทางกฎหมายสำคัญครบ
• [ ] ไฟล์ตั้งชื่อและจัดหมวดหมู่ให้ค้นหาได้ง่าย

สรุป

การเตรียมเอกสารเพื่อการสอบบัญชีที่ดีไม่ใช่เรื่องของการรวบรวมเอกสารจำนวนมาก แต่เป็นการทำให้ผู้สอบบัญชีสามารถตรวจสอบได้ว่า

ตัวเลขในงบการเงินมาจากไหน มีเอกสารอะไรสนับสนุน และสามารถตรวจสอบย้อนกลับไปยังรายการจริงได้หรือไม่ หากผู้สอบบัญชีเชื่อมั่นความถูกต้องของงบการเงิน กรมสรรพากร หรือกรมพัฒนาธุรกิจการค้าก็ย่อมเชื่อมั่นเช่นกัน การสอบบัญชีที่มีคุณภาพลดปัญหาการถูกตรวจสอบภาษีได้

หากจัดระบบเอกสารมาตลอดทั้งปี ไม่ว่าจะใช้สำนักงานบัญชีภายนอกหรือทำบัญชีเองด้วยโปรแกรมสำเร็จรูป การสอบบัญชีปลายปีก็จะง่ายขึ้นมาก ลดการตามเอกสารซ้ำ ลดการแก้ไขบัญชี และช่วยให้งบการเงินเสร็จเร็วขึ้น